Offenpostenbuchhaltung

Einleitung

Bei kleineren Unternehmungen ist es oft der Fall, dass für den Kreditverkehr keine eigenen Hilfsbuchhaltungen für die Kreditoren (Lieferanten) und Debitoren (Kunden) geführt werden, d.h. es existiert nicht für jeden Lieferanten oder Kunden ein separates Konto. In diesem Fall kann der Kreditverkehr wie in der Schulbuchhaltung üblich (vgl. Thema «Kreditverkehr: Ein- und Verkauf auf Rechnung») mit den Sammelkonten «Kreditoren (FLL)» und «Debitoren (FLL)» erfolgen. Noch einfacher ist jedoch, wenn für diesen Fall die Offenposten-Buchhaltung angewendet wird.

3 Regeln der Offenposten-Buchhaltung

Im Gegensatz zur «normalen» Buchhaltung erfolgt der Kreditverkehr (vgl. Thema «Kreditverkehr: Ein- und Verkauf auf Rechnung») bei der Offenposten-Buchhaltung vereinfacht mit folgenden 3 Regeln:

Regel 1: Während der Rechnungsperiode: Keine Verwendung der Konten «Kreditoren (VLL)» und «Debitoren (FLL)»

Der Eingang oder Versand von Rechnungen wird nicht gebucht (vgl. auch nachfolgend unter dem Titel «Geschäftsfälle»), sondern lediglich in einem der folgenden Ordner abgelegt:

Ordner «Offene Kreditoren»: Hier werden die eingegangenen (unbezahlten) Rechnungen von Lieferanten abgelegt.
Ordner «Offene Debitoren»: Hier werden die versandten (unbezahlten) Rechnungen an Kunden abgelegt.

Wird eine Rechung bezahlt, so erfolgt eine Buchung (vgl. unter Regel 2) und die entsprechende Rechnung (sowie zugehörige Belege) wird aus dem Ordner «Offene Kreditoren» oder «Offene Debitoren» in einen der entsprechenden Ordner gewechselt:

Ordner «Bezahlte Kreditoren»: Hier werden die bezahlten Lieferantenrechnungen abgelegt.
Ordner «Bezahlte Debitoren»: Hier werden die bezahlten Kundenrechnungen abgelegt.

Die Ordnerführung gemäss den obigen Ausführungen wird als «Vier-Ordnerprinzip» bezeichnet. Die Rechnungsablage in der Ordnern erfolgt dabei meist chronolongisch in einem A- bis Z-Register. Für Unternehmen mit nur ganz wenigen Rechnungen ist es auch möglich, die Offenposten-Buchhaltung nach dem «Zwei-Ordnerprinzip» zu führen, d.h. in einem Ordner die offenen Rechnungen von Lieferanten und Kunden ablegen und in einem zweiten Ordner die bezahlten Rechungen von Lieferanten und Kunden ablegen.

Merke: Die Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL» werden also nur bei der Eröffnung, der Bestandeskorrektur und beim Abschluss (vgl. auch nachfolgend unter dem Titel «Geschäftsfälle») verwendet.

Regel 2: Beim Kreditverkehr: Nur buchen, wenn Geld «fliesst»

Im Zusammenhang mit dem Kreditverkehr (Ein- und Verkauf auf Rechnung) gibt es nur Buchungen, wenn Geld fliesst, d.h. wenn die Kasse, Post oder Bank betroffen ist. Damit entfällt auch das Erfassen von Rabatten, Skonto oder Rücksendungen (vgl. Thema «Konditionen: Rabatt, Skonto usw.»). Falls vorhanden, wird der Beleg eines solchen Geschäftsfalls zur entsprechenden Rechnung im Ordner «Offene Kreditoren» oder «Offene Debitoren» abgelegt (z.B. Beleg einer Warenrücksendung an den Lieferanten bei zugehöriger Lieferantenrechnung ablegen). Ohne Beleg wird der Geschäftsfall auf der entsprechenden Rechnung im Ordner «Offene Kreditoren» oder «Offene Debitoren» vermerkt (z.B. Vermerk auf einer Kundenrechnung: "nachträglicher Rabatt von 10% gemäss Telefongespräch vom TT.MM.JJJJ").

Regel 3: Ende Rechnungsperiode: Bestandeskorrektur bei den Konten «Debitoren (FLL)» und «Kreditoren (VLL)»

Vor dem Rechnungsabschluss wird eine Inventur bei den Ordnern «Offene Debitoren» und «Offene Kreditoren» durchgeführt, d.h. es wird manuell der Wert der offenen Rechnungen in den beiden Ordnern ermittelt. Diese Resultate ergeben die Schlussbestände in den Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL». Da die Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL» zu diesem Zeitpunkt lediglich die Anfangsbestände enthalten (vgl. Regel 1) ist in den meisten Fällen eine Bestandeskorrektur in den Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL» notwendig, damit diese dann die aufgrund der Inventur bei den Ordnern «Offene Debitoren» und «Offene Kreditoren» ermittelten Schlussbestände ausweisen.

Geschäftsfälle

Eröffnung «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL»: Die Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL» werden wie bei einer «normalen» Buchhaltung mittels Eröffnungsbuchung (meist automatisch durch Buchhaltungsprogramm) eröffnet:

Soll: Debitoren (FLL)
Haben: Bilanz

Soll: Bilanz
Haben: Kreditoren (VLL)

Bestandeskorrektur «Debitoren FLL» und «Kreditoren VLL»: Vor dem Abschluss wird aufgrund der Inventur bei den Ordnern «Offene Kreditoren» und «Offene Debitoren» eine Bestandeskorrektur in den Konten «Debitoren FLL» und «Kreditoren VLL» durchgeführt:

Bestandeszunahme Ordner «Offene Debitoren»: «Debitoren FLL» im Soll und «Warenertrag» im Haben
Bestandesabnahme Ordner «Offene Debitoren»: «Warenertrag» im Soll und «Debitoren FLL» im Haben

Bestandeszunahme Ordner «Offene Kreditoren»: «Warenaufwand» im Soll und «Kreditoren VLL» im Haben
Bestandesabnahme Ordner «Offene Kreditoren»: «Kreditoren VLL» im Soll und «Warenaufwand» im Haben

Abschluss «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL»: Die Konten «Kreditoren VLL» und «Debitoren FLL» werden nach der Bestandeskorrektur wie bei einer «normalen» Buchhaltung mittels Abschlussbuchung (meist automatisch durch Buchhaltungsprogramm) abgeschlossen:

Soll: Bilanz
Haben: Debitoren (FLL)

Soll: Kreditoren (VLL)
Haben: Bilanz

Damit ist ersichtlich, dass bei einer Offenpostenbuchhaltung während der Rechnungsperiode wesentlich weniger Buchungen erfolgen, als bei einer klassischen Buchhaltung mit den Hilfsbuchhaltungen für Kreditoren und Debitoren.

Vorteile und Nachteile der Offenposten-Buchhaltung

Vorteile der Offenposten-Buchhaltung

Einfachheit und Schnelligkeit: Während der Rechnungsperiode gibt es mit einer Offenpostenbuchhaltung meist viel weniger Buchungen als bei einer klassischen Buchhaltung mit den Hilfsbuchhaltungen für Kreditoren und Debitoren – Grund: Rechnungen und damit verbundene Geschäftsfälle wie Rabatte, Skonto oder Rücksendungen verursachen im Normalfall den grössten Buchhaltungsaufwand. Dadurch wird die Buchhaltung grundsätzlich vereinfacht und verschnellert (Ausnahmen: vgl. folgende Nachteile, Ordnerinventur mit Bestandeskorrektur beim Abschluss).
Keine Kosten für Hilfsbuchhaltungen: Dank der Offenposten-Buchhaltung entstehen keine (Software-)Kosten für Hilfsbuchhaltungen im Bereich Kreditoren und Debitoren.

Nachteile der Offenposten-Buchhaltung

Sicherheit und «Backup»: Bei einem Verlust der Ordner «Offene Kreditoren» (unbezahlte Lieferantenrechnungen) und «Offene Debitoren» (unbezahlte Kundenrechnungen) – z.B. aufgrund Einbruch oder Feuer – sind die entsprechenden Daten nicht mehr oder nur mit viel Aufwand wieder beschaffbar, da sie nie in einem Buchhaltungsprogramm (vgl. auch Buchhaltungsprogramm) erfasst wurden.
Überblick und Kreditoren-/Debitorenmanagement: Die Ordner «Offene Kreditoren» (unbezahlte Lieferantenrechnungen) und «Offene Debitoren» (unbezahlte Kundenrechnungen) müssen periodisch «von Hand» kontrolliert werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Zahlung von Rechnungen sowie Mahnungen rechtzeitig erfolgen.